Équiper son entreprise et la moderniser

C’est une question que tout chef d’entreprise ou responsable informatique se pose chaque année : Comment améliorer les conditions de travail de mes équipes pour les rendre plus productifs et heureux dans leur travail ?

Voici nos pistes de réflexion avant de passer commande :

Connaitre les véritables besoin de chacun

 

Avant de dresser une liste de matériel à acheter, il est important de sonder vos équipes. Les discussions à la machine à café, en réunion à petit comité, sont des moments privilégiés pour vous informer sur les besoins de vos employés. Ordinateur trop lent, un deuxième écran pour un collaborateur qui travaille sur des tâches qui nécessitent un deuxième, un téléphone portable pour un employé qui est régulièrement en déplacement ou qui souhaite faire du télé travail…mais prenez toujours en compte que le besoin doit être réel et que certains employés pourraient jalouser tout investissement dans du matériel informatique. Attention à bien toujours justifier ces achats pour éviter tout conflit, et parfois savoir agir en bon père de famille.

Faire un bilan matériel

Lorsque cette liste de besoins a été dressée, il sera important de tenir à jour votre liste de matériel encore disponible dans vos locaux. Il est parfois facile de trouver un écran caché dans une étagère, ou encore un ancien téléphone portable qui appartenait à un commercial ayant quitté l’entreprise. Le plus important est que ces téléphones permettent de faire tourner des applications, comme les emails ou encore la géolocalisation mobile pour permettre à votre employé d’être le plus efficace possible.
N’hésitez pas également à fouiller dans vos archives, dans vos greniers. Vous pouvez également remettre au goût du jour un ordinateur à l’aide de votre expert en informatique pour fournir un ordinateur plus puissant à vos équipes. Parfois, un simple formatage vous fera économiser des centaines d’euros.

Anticiper les besoins de l’année

Enfin, il vous restera à lister les projets de la prochaine année, les prochaines missions que devront remplir vos employés. Vous souhaitez vous développer dans un pays étranger ? Peut-être qu’il faudra mettre à jour vos abonnements téléphoniques de vos commerciaux, voir de mettre à jour certains téléphones. Vous souhaitez développer votre département informatique et développement ? Un deuxième voir un troisième écran par collaborateur est presque une obligation.

Plus vous anticiperez ces besoins, plus vous pourrez être réactif aux offres promotionnelles et réduire vos frais.

Comparer et négocier

Lorsque votre liste de produits est clairement défini, il vous restera à commander ces produits, soit en magasin soit en ligne. Comparez les prix, les produits, les avis. Si vous effectuez un nombre important d’achat, n’hésitez pas à contacter directement le vendeur pour obtenir un geste commercial. Ce commerçant pourra vous offrir des produits d’entretien, un pourcentage de réduction, des frais de livraison ou des produits complémentaires.

 

Quel type de papier choisir pour ses travaux d’impression ?

Pour des travaux d’impression, le choix du papier est crucial pour la réussite ou non de la réalisation. Le grammage, le type, le format et bien d’autres éléments sont à prendre en compte pour choisir le papier qui sera adapté à la commande. Mais, avec les différentes sortes proposées par les professionnels, il n’est pas toujours évident de faire le bon choix. Il conviendra ainsi de connaître les différents types de papier.

Le grammage

Le grammage est le critère de choix fondamental pour bien choisir son type de papier pour des travaux d’impression. Le choix du grammage va essentiellement dépendre du type de travaux à réaliser. Est-ce qu’il s’agit de faire imprimer des brochures, des photos, des documents de présentation, des affiches ou bien d’autres produits. Autrement dit, le poids ou l’épaisseur du papier sera différent selon le besoin. On peut cependant avoir différents poids de papier à savoir, les papiers à grammage faible, les grammages standards ainsi que les grammages spécifiques.

Les grammages spécifiques sont les papiers dont le poids est conséquent. Ce type de papier correspond particulièrement aux papiers plus rigides. Il y a par exemple le papier de 430 grammes. Il est pour la plupart du temps utilisé pour servir de fond de dossier en raison de sa rigidité. Puis, il y a les papiers entre 170 et 350 grammes. Ils sont utilisés pour la réalisation de carte d’invitation, de faire-part, de flyers, de dépliants, de cartes postales et bien d’autres. En revanche, le papier de 200 grammes quant à lui est spécialement destiné à l’impression photo. Pour l’impression d’affiches ou la réalisation de posters, les spécialistes conseillent généralement un grammage entre 90 et 180 grammes.

Le grammage standard est le type de papier que tout imprimeur reprographe à Neuilly ou dans n’importe quelles villes françaises vous conseillera pour une impression ordinaire. C’est généralement le type de papier à utiliser pour les imprimantes classiques à savoir les documents recto-verso, les curriculums vitae, les documents contenant un en-tête ou encore pour faire imprimer un plan.

Enfin, il existe les papiers à grammage faible, plus fragiles de par leur nom. En effet, ce type de papier supporte mal l’impression recto verso. C’est d’une manière générale un grammage dédié à l’impression de journal. Ces papiers sont aussi appelés papier bible en raison de leur finesse et de leur légèreté.

Organiser un salon professionnel

organisation salon

Sortie d’un nouveau produit, période importante de l’année pour communiquer sur votre entreprise, besoin de rencontrer des investisseurs, des fournisseurs ou des clients : Les raisons d’organiser un salon professionnel peuvent être nombreuses. Attention, cet événement engage l’image de votre entreprise, et son organisation ne doit certainement pas être prise à la légère.

Nos conseils pour organiser un salon professionnel avec succès :

Définir clairement vos objectifs :

Quels sont les objectifs de ce salon ? Vous devez prendre le temps de les définir avec l’équipe dirigeante, vos managers, votre service commercial et marketing. Des objectifs clairs et précis, comme une augmentation de vos commandes de 10%, doivent être définis et impacterons directement vos choix dans l’organisation du salon. Si vous souhaitez augmenter votre notoriété, on imaginera une diffusion large de votre événement, des petits cadeaux à l’effigie de votre marque/produit. Pour une hausse de vos ventes, peut-être qu’une annonce sur une promotion exceptionnelle doit accompagner votre invitation.

S’organiser le plus tôt possible :

Dès que la date du salon est connue et que l’emplacement sera réservé, il sera très important de convoquer l’ensemble de vos collaborateurs et de valider un agenda commun d’actions. S’organiser tôt laisse une marge de manœuvre face aux imprévus qui, soyons honnêtes, vont très souvent de pair avec l’organisation d’un salon professionnel. Certaines personnes voudront également organiser le séjour de leurs invités. Attention à bien prévoir les nuits d’hôtels ou les activités extra-salons que vous pourriez avoir envie d’organiser.

Former et préparer son équipe :

Ils seront en contact direct avec vos futurs-clients, partenaires, fournisseurs et auront à cœur de communiquer l’image de votre société. Pour éviter tout impair, une formation doit être prévue avec vos employés, au cours de laquelle vous pourrez définir l’argumentaire pour la présentation de votre entreprise, de ses produits et de ses projets. Le choix de vos invités, la création des cartons d’invitations, le choix des produits à exposer, des projets à communiquer seront également des chantiers à valider ensemble.

Utiliser et faire confiance aux nouvelles technologies :

Il existe des solutions pour vous assister dans l’organisation de ce salon et pour atteindre vos objectifs. Ces solutions vous permettront de gagner du temps, d’accentuer le côté professionnel de votre événement et de laisser un bon souvenir à vos invités.

Des applications mobiles pour salon très complètes existent pour vous assister dans l’organisation de votre événement (Plan interactif, plan interactif, lecteur de badges ou encore catalogue produit, solutions Ibeacons). N’hésitez pas à utiliser ces applications et à demander une personnalisation avec les couleurs et le logo de votre société.

Pourquoi choisir des palettes en bois pour votre stockage :

Désormais nécessaire pour un grand nombre de sociétés, notamment celles qui comportent des stocks importants, l’achat de matériel de manutention et notamment de palettes de stockages est devenu obligatoire pour assurer une bonne gestion de stock.

Des sociétés spécialisées dans la vente de palettes comme Rotom proposent un large choix de palettes selon les différents besoins. Nous allons ici nous concentrer sur les avantages que procure le choix d’une palette en bois, par rapport à une palette en plastique ou en métal :

Économique :

Le premier argument est celui du porte-monnaie. Les palettes en bois sont bien souvent moins chères à l’achat que les palettes en plastique ou en métal. Cet argument peut prendre beaucoup de poids, notamment si le besoin en palettes d’une entreprise est conséquent !

Réparable :

De pair avec le premier argument économique, l’avantage de la palette en bois, c’est qu’avec des clous, un marteau et un peu d’huile de coude, elle est très facilement (et solidement) réparable ! Une mauvaise manipulation ou une charge trop importante peut engendrer des casses ou une détérioration importante de vos palettes. Il est donc plus économique d’opter pour la palette bois et de la réparer, que d’acheter une nouvelle palette. Cette action est difficilement réalisable avec une palette en métal et impossible avec une palette en plastique.

Solide :

Les palettes en bois sont traitées pour être le plus résistantes possible à l’humidité et à la chaleur. Les sections en bois sont pensées pour être adaptées à la charge transportée et assurent ainsi une solidité maximale pour toutes les opérations de manutention. Le choix du type de bois pour ces palettes est également gage de solidité.

Écologique :

En plus de l’aspect « Je ne jette pas mais je répare », la palette en bois est faite en pin ou en peuplier. Il s’agit d’une ressource naturelle renouvelable et de nombreuses sociétés mettent en avant des actions de replantages d’arbres afin de limiter leur impact sur l’environnement. Les palettes devenues inutilisables peuvent également être valorisées énergétiquement ou tout simplement recyclables en panneaux de particules agglomérées.

Type de palettes disponibles :

Il existe différents types de palettes sont disponibles aujourd’hui sur le marché :

Palettes dîtes Display : 800X600 ou 600X400 : Il s’agit de palettes légères, parfaites pour le stockage et la manipulation de faibles charges

Palettes plus lourdes : 1200X800 ou 1200X1000 : Des palettes plus imposantes et résistantes aux grandes charges.

A noter que de nombreux pays exigent, lorsqu’une entreprise exporte une palette en bois, que celle-ci soit aux normes NIMP 15 (ou ISPM 15 en anglais). Ce sigle signifie Norme Internationale de Mesure Phytosanitaires numéro 15. Cette norme a été adoptée en août 2003. Elle a été mise en place pour éviter une infestation des forêts d’un pays importateur par des nuisibles. Plus d’informations sont disponibles directement sur le site http://www.nimp15.fr/.

Il est donc très important de bien vérifier que les palettes achetées respectent cette norme. Un certificat de conformité sera exigé.

 

Manutention : Comment améliorer ses performances ?

Problème numéro 1 de nombreuses entreprises, la gestion des stocks est un paramètre essentiel à optimiser. Que ce soit pour des entreprises spécialisées dans l’e-commerce, comme l’acteur majeur Amazon ou pour des entreprises qui vendent ou louent du matériel en magasin, la manutention doit être efficace, rapide et à un coût le plus faible possible.

De ce fait, de nombreuses entreprises font appel à des spécialistes pour améliorer leur performance :

Le bon matériel, au bon moment

Il est important de bien s’entourer et de bien s’équiper. Le matériel de manutention doit durer des années, être solide et efficace pour le transport, le transfert et le stockage de vos produits. Des spécialistes en matériel de manutention comme Rotom proposent aux entreprises un large choix de produits pour cette problématique.
Un diagnostic d’avant-vente est nécessaire afin d’évaluer les besoins présents et futurs, d’estimer un budget d’achat. Certaines entreprises proposent également la location de ce genre de matériels, comme des palettes, transpalettes, des diables ou autre chariot élévateur. Cela peut être une bonne solution en cas de saisonnalité importante dans les stocks d’une entreprise.

Les bonnes règles à suivre pour sa manutention

  1. La planification : Prévoir ses besoins présents et futurs, les matières à manipuler, jusqu’où et quand et comment les manipuler et qui les manipule. Il s’agit d’une étape très importante
  2. La standardisation : Si une méthode est efficace, faites en une règle afin de faciliter la formation de vos employés
  3. La réduction du travail de manutention : avec les bons outils et une réflexion sur l’intérêt de chaque action
  4. L’ergonomie : Attention à bien prendre en compte votre capitale humain : Des processus pour des opérations sûres et le moins pénible possible
  5. Un espace optimisé : éviter les pièges dans votre entrepôt, éliminez les espaces encombrés ou désorganisés
  6. L’environnement : Prenez bien en compte les impacts sur l’environnement que peuvent avoir vos activités. En plus de faire un geste pour la planète, cette attention sera une source de motivation supplémentaire pour certains de vos employés.
  7. Life Cycle Cost : Le coût du cycle de la vie de vos équipements est également à prendre en compte !

Formation des employés

Une fois les équipements achetés, une partie peut être négligée par certaines entreprises : la formation de ses employés ! Pourquoi une bonne formation est obligatoire ?
Premièrement, c’est dans la loi !
Et oui, pour respecter le code du travail, toute entreprise qui réalise des travaux de manutention doit organiser la formation de ses salariés. Cette loi vise notamment les nouvelles embauches, les employés qui changent de poste ou de technique et les salariés temporaires. Elle précise également que la médecine du travail est en droit de demander une formation pour ceux qui reprennent le travail après un arrêt d’au moins 21 jours.

Réduisez vos coûts

Tout d’abord en vous protégeant d’une éventuelle lésion professionnelle qui pourrait engendrer des coûts importants si l’employé porte plainte.
Même si une formation est un investissement, celui sera vite rentabilisé si vos employés sont bien formés. Cela augmentera leur motivation face à un travail pénible et les rendra bien plus efficaces !