Organiser une réunion avec vos collaborateurs et partenaires est un très bon levier à actionner pour consolider vos relations professionnelles tout en envoyant une image de marque prestigieuse. Mais un rendez-vous dans une salle trop petite, mal équipée ou en mauvais état entraînera l’inverse. D’où l’importance de trouver la salle de réunion parfaite. Nos conseils.

reunion-interne-entreprise

1. Trouver le meilleur lieu d’accueil

Trouver le meilleur lieu d’accueil sera sans doute la partie la plus agréable de votre recherche. En effet, il n’y a que deux critères à retenir : votre réunion devra se tenir soit dans un lieu proche d’une gare ou d’un aéroport (selon le moyen de transport de vos collaborateurs), soit dans un lieu de prestige.

Ainsi, pour la location d’une salle de réunion sur Paris par exemple, on s’accordera sur un emplacement proche de votre gare d’arrivée (ou de celle de vos collaborateurs) : Gare de Lyon, du Nord… Ou bien, selon l’image que vous souhaitez donner à votre réunion, il vaut mieux l’organiser sur les Champs-Elysées, dans le quartier de Montmartre, de La Défense, etc. A vous de définir, selon la ville où vous organiserez votre réunion, quel endroit est le plus prestigieux pour accueillir votre évènement.

2. Définir la salle d’accueil idéale

Une fois le meilleur lieu d’accueil trouvé, il faut se pencher sur la question du type de salle. En effet, selon si vous souhaitez accueillir 100 personnes pour un séminaire ou une poignée de collaborateurs pour resserrer les liens, il ne vous faudra pas le même genre de lieu d’accueil. En général, on retrouve :

  • Les salles de réunion classiques, pour une ou plusieurs dizaines de personnes
  • Les bureaux professionnels pour moins d’une dizaine de personnes
  • Les salles de séminaires, pour les grands évènements de plus d’une vingtaine de personnes

En plus du type, il est également important de vérifier les options et services disponibles : vidéoprojecteur, service de restauration, micro, paperboard et bien sûr les indispensables : Wi-Fi ou prises Ethernet, climatisation, lumière naturelle, etc.

3. Chercher sur une plateforme spécialisée

Maintenant que vous savez quoi chercher, il est temps de passer à la prospection de salles. Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous : hôtels, centres d’affaires, bureaux privés, le choix est large sur le marché. Mais pour trouver la location de salle idéale, il est recommandé de se rendre sur une plateforme spécialisée.

En effet, ces plateformes en ligne possèdent de grands avantages : elles sont facilement accessibles, il n’y a pas besoin de se déplacer (vous pouvez vérifier l’extérieur et l’emplacement de la salle grâce à Google Street View), elles permettent de trouver rapidement un bien correspondant à tous vos critères grâce à des filtres de recherche et, enfin, elles proposent des facilités de paiement et de réservation plus que bienvenus. La location d’une salle de réunion pouvant être chronophage, la simplicité d’utilisation de ces plateformes est effectivement un atout de taille.