J’ai une confession à faire : Je n’ai pas enregistré de nouveau message d’accueil sur ma boîte vocale depuis près de dix ans. Depuis ce temps, je suis (je l’espère) devenu plus articulé, plus équilibré et plus sûr de moi. Mais en entendant l’enregistrement de ma boîte vocale, on pourrait penser que je suis encore nouveau dans le monde du travail, un peu incertain de moi-même – et probablement pas une autorité.

Il est évident que je dois le mettre à jour. Et si vous n’avez pas changé votre message d’accueil depuis plus d’un an, vous êtes probablement dans le même bateau.

Après tout, l’enregistrement d’un message vocal professionnel renforce votre crédibilité, vous fait paraître plus compétent et encourage celui qui l’écoute à poursuivre la relation.

Un enregistrement relativement peu professionnel – comme le mien, par exemple – fait le contraire : Il encourage les prospects, les recruteurs et les relations potentielles à se lancer dans l’autre direction.

C’est dans cet esprit que j’ai écrit 25 messages d’accueil uniques pour chaque situation. Choisissez votre message préféré, entraînez-vous quelques fois, puis enregistrez votre nouveau message vocal.

Essayez ces exemples de messages vocaux avant de manquer votre prochain appel !
Dans le domaine des ventes, il est important de communiquer immédiatement avec vos prospects et vos clients actuels. Être disponible pour répondre à des questions ou pour négocier un accord permet à vos clients de se sentir en sécurité et plus enclins à acheter chez vous. Mais que faire si vous ne pouvez pas répondre au téléphone lorsqu’ils vous appellent ? Assurez-vous d’avoir mis en place un système de messagerie vocale pour que vos clients aient la possibilité de vous laisser un message.

Le fait de rassurer l’appelant en lui disant qu’il a composé le bon numéro ou qu’il a joint la personne qu’il souhaitait aider à réduire le nombre de raccrochages et de messages inutiles que vous recevrez. Voici quelques notes sur la manière de laisser le meilleur message d’accueil possible, ainsi que quelques exemples de messages vocaux que vous pouvez utiliser dans votre propre entreprise !

L’accueil des messages vocaux doit être professionnel, mais la structure peut varier en fonction de la situation. Voici un exemple de script de message d’accueil pour la messagerie vocale : “Bonjour, vous êtes bien chez [nom] à [société]. Je ne peux pas répondre au téléphone pour le moment. Laissez votre nom et votre numéro, et je vous rappellerai dès que je serai libre. Je vous remercie.”

Enregistrez un message de messagerie vocale performant

Les exemples de messagerie vocale sont nombreux, la liste ci-dessous vous permettra d’être percutant.

Messagerie vocale personnalisée

  1. “Bonjour, vous êtes bien chez [votre nom] à [votre entreprise]. Je ne suis pas disponible pour le moment, je dois probablement aider [type d’entreprise] à obtenir [X résultats, par exemple “doubler le nombre de pistes en 60 jours”, “engager les meilleurs ingénieurs”, “convertir 40 % de clients en plus”].
  2. “Bonjour, vous êtes bien chez [nom] à [société]. Si vous avez besoin d’une réponse rapide, veuillez m’envoyer un e-mail à [insérer l’adresse e-mail] et je vous contacterai demain par EOD. Si ce n’est pas urgent, laissez-moi un message avec votre nom et votre numéro. Passez une bonne journée”.
  3. “Hé, c’est [votre nom]. Si vous appelez pour [X raisons], veuillez [contacter untel] ou [aller sur notre site web, envoyez-moi un e-mail]. Pour toute autre demande, laissez votre nom et un bref message et je vous rappellerai dans les [un, deux, trois] jours ouvrables”.
  4. “Bonjour, vous êtes bien chez [votre nom et votre titre]. Je suis actuellement en congé de [maternité/paternité] jusqu’au [date] — C’est une fille ! En attendant, veuillez adresser tous vos appels téléphoniques à [nom de la personne à contacter] au [numéro de téléphone] et vos courriels à [adresse électronique]. Merci, et je vous verrai dans [mois où vous serez de retour au bureau]”.
  5. “Bonjour, [nom de la personne] est à la recherche de nouvelles aventures et ne travaille plus pour [nom de la société]. Veuillez transmettre toute demande future à [nom de la nouvelle personne ou de la personne intérimaire] au [numéro de téléphone]. Merci !”

Messages vocaux courts

  1. “Bonjour, c’est [votre nom]. Je suis soit au téléphone, soit absent de mon bureau. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et un bref message et je vous rappellerai. Je vous rappellerai. Merci”.
  2. “Bonjour, c’est [votre nom] à [société]. Merci de votre appel. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et la raison pour laquelle vous souhaitez bavarder, et je vous rappellerai dès que possible.
  3. “Bonjour, vous êtes bien chez [votre nom]. Je ne peux pas répondre au téléphone pour le moment. Mais si vous laissez votre nom, votre numéro et un court message, je vous rappellerai.
  4. “Salut, c’est [votre nom]. Merci de m’avoir contacté. Je suis occupé pour le moment, mais si vous laissez votre nom, votre numéro et un message, je vous rappellerai.

Messagerie vocale pour les entreprises

  1. “Bonjour, vous êtes bien chez [X company]. Nous ne pouvons pas prendre votre appel pour l’instant, mais veuillez laisser votre nom, vos coordonnées et la raison de votre appel, et un membre de notre équipe vous contactera dans les 24 heures”.
  2. “Bonjour, vous êtes bien chez [entreprise]. Malheureusement, nous ne sommes pas disponibles pour le moment. Mais nous voulons vous parler – alors veuillez laisser votre nom et votre numéro, ainsi que la raison de votre appel, et quelqu’un vous rappellera dès que possible”.
  3. “Bonjour, vous êtes bien chez [société]. Nous sommes disponibles par téléphone de [heure] à [heure] [fuseau horaire] du lundi au vendredi [optionnel : et d’heure en heure le week-end]. Vous pouvez également nous contacter en vous rendant sur notre site web, [URL], et en discutant en direct ou en nous envoyant un courriel. Si vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez laisser votre nom et votre numéro après le bip sonore”.
  4. “Bonjour, vous êtes bien chez [société]. Si vous cherchez des informations sur [X], veuillez consulter notre [page Facebook, site web de la société, etc.] Si vous voulez en savoir plus sur [Y], consultez [la page Z de notre site, notre chaîne YouTube, etc. Laissez votre nom et votre numéro, et nous vous rappellerons immédiatement”.
  5. “Bonjour, vous êtes bien au service des ventes de [Nom de la société]. Tous nos représentants aident actuellement les clients [insérer un objectif tel que “atteindre une croissance de 40% en rationalisant les ressources humaines”] et ne peuvent pas répondre à votre appel. Au lieu de vous mettre en attente et de vous faire perdre un temps précieux, veuillez laisser votre nom, votre société et votre numéro de téléphone et nous vous rappellerons dès que possible. Merci”.

Messages vocaux amusants

Un mot d’avertissement : Ces salutations ne vous seront d’aucune utilité si vous êtes en pleine recherche d’emploi ou si vous travaillez dans un secteur conservateur. Souvenez-vous toujours des personnes que vous ciblez. S’il y a une chance qu’ils n’apprécient pas votre sens de l’humour, optez plutôt pour une salutation directe.

  1. “C’est Bond. James Bond. Ok, c’est vraiment [votre nom de famille]. [Votre prénom] [votre nom de famille]. Je vous rappellerai dès que j’aurai fini d’aider M16 à sauver le monde — ce qui sera probablement demain au plus tard. Passez une bonne journée.”
  2. “Hmm. Gryffondor … Non, Ravenclaw. Oui, tu as définitivement ta place à Ravenclaw. *Pause.* Ok, vous n’êtes pas sur le répondeur du Chapeau de tri… c’est le répondeur de [votre nom]. Veuillez laisser votre nom et votre numéro (et juste pour le plaisir, la maison Harry Potter à laquelle vous pensez appartenir) et je vous rappellerai dès que possible”.
  3. “Bonjour ! Vous avez reçu le message vocal de [votre nom]. Laissez votre nom, vos coordonnées et la réponse à l’éternelle question “Qui est venu en premier, la poule ou l’œuf ? Toute personne qui répond correctement recevra un rappel.”

Messages de vacances (personnel)

  1. “Bonjour, vous êtes bien chez [votre nom]. Je suis absent de [date] à [date]. Si vous avez besoin d’aide avec [X] avant cette date, veuillez contacter [nom] au [numéro de téléphone]. Tous les autres, veuillez laisser votre nom et votre numéro et je vous rappellerai à mon retour. Merci et bonne journée”.
  2. “Bonjour, vous êtes bien chez [votre nom]. Je suis en train [d’explorer l’Asie, de faire de la randonnée dans la jungle au Costa Rica, de traîner sur la plage des Bermudes] – ou plus probablement [de me remettre d’un décalage horaire extrême, de taper sur Google “Are red spiders poisonous” (les araignées rouges sont toxiques) ou de chercher un écran solaire FPS 150] et je ne serai pas de retour au bureau avant le [date]. Laissez vos coordonnées et la raison de votre appel et je vous contacterai à ce moment-là”.
  3. “Salut, c’est [votre nom] de [votre entreprise]. Je ne suis pas au bureau jusqu’au [date]. En attendant, veuillez adresser vos demandes à [nom de votre collègue] à [adresse électronique]. Vous pouvez également contacter [il, elle] au [numéro de téléphone]. Merci”.

Messages vocaux (fermeture entreprise)

  1. “Bonjour, vous êtes bien chez [votre nom, le bureau de la société X]. L’équipe est actuellement absente du bureau, mais nous reviendrons à [date] avec de la bonne nourriture et impatients de vous parler. Laissez votre nom, votre numéro et, si vous le souhaitez, votre plat préféré (plat de fête, tradition de Thanksgiving, etc.)”.
  2. “Bonjour, vous êtes bien chez [votre nom, le bureau de la société X]. Nous sommes fermés jusqu’au [date]. Veuillez laisser votre nom et votre numéro de téléphone et quelqu’un vous rappellera dès que possible. Passez un bon [Nouvel An, 4 juillet, jour]”.
  3. “Joyeuses fêtes ! [Je suis, l’équipe de la société X est] absente jusqu’au [date], cependant, nous vous rappellerons dès notre retour. Si votre demande est urgente, envoyez un e-mail à [contact d’urgence] à [adresse e-mail]. Merci et bonne journée et bonne semaine”.
  4. “Merci d’avoir appelé [société]. Nous sommes fermés pour les [vacances] du [date] au [date]. Veuillez laisser votre message et nous vous répondrons dès que possible. Passez de bonnes vacances !”
  5. “Bonjour ! Merci d’avoir contacté [société]. Nous sommes fermés aujourd’hui pour les vacances, et nous rouvrirons demain, [date]. Si vous nous laissez votre nom, votre numéro et un bref message, nous vous appellerons dès notre retour au bureau. Merci encore et bonne journée et bonne semaine”.

Nos conseils pour une messagerie vocale efficace

Votre messagerie doit être optimiste

Lors de l’enregistrement, veillez à dire votre message avec un sourire sur votre visage. C’est évident lorsque les gens ne sont pas heureux dans leur message. Puisque votre travail consiste à garder des clients heureux, faites votre part en gardant un message vocal qui sonne bien.

Ne vous précipitez pas

Il est important de parler lentement et clairement lorsque vous laisserez votre prochain message d’accueil sur votre messagerie vocale. Avez-vous déjà appelé quelqu’un et que le message sonne comme un grand mot ? Ne soyez pas comme ça. Prononcez vos mots et faites des pauses entre vos phrases

Évitez les bruits de fond

Que vous ayez de la musique dans votre bureau ou que vous soyez assis dans un café, le bruit de fond peut rendre difficile la compréhension de votre message d’accueil par vos clients. Limitez le bruit autour de vous lorsque vous laissez votre message d’accueil sur votre messagerie vocale.

Répétez ou notez votre message avant de l’enregistrer

Rappelez-vous le vieux dicton “la pratique rend parfait”. C’est certainement vrai lorsqu’il s’agit de créer un message d’accueil électronique. Plus vous aurez répété, plus le message sera facile à reformuler. Si vous n’avez pas le temps de vous entraîner, le fait d’écrire le message d’accueil avant de l’enregistrer – puis de le lire à haute voix sur le papier – peut vous aider à rester concentré sur la formulation correcte.