Organiser ses documents comptables
10 août 2016Conseils d’organisation pour les documents comptables
Le classement et le rangement des documents comptables font partie des maîtres mots d’un comptable startup.
Au sein de l’entreprise, une bonne organisation est synonyme de travail fait dans les temps et bien réalisé.
Bien ranger les dossiers de comptabilité apporte alors son lot d’avantages à la société.
Effectivement, cela permet de gagner du temps, de les retrouver rapidement lors d’un contrôle fiscal inopiné par exemple ou encore de réduire les honoraires du comptable ou de l’expert-comptable dans la mesure où il ne perdra pas de temps à trier, à classer et à ranger les documents de l’entreprise.
La catégorisation de documents comptables pour le comptable startup
L’une des méthodes les plus efficaces pour le classement des dossiers de comptabilité est la catégorisation.
En effet, en opérant de cette manière, le comptable startup ou les secrétaires de direction facilitent l’accès aux documents.
Ainsi, même les personnes, comme les professionnels de l’audit ou les contrôleurs fiscaux ne faisant pas partie de l’entreprise, peuvent trouver rapidement et aisément les papiers qu’elles recherchent.
Dans une entreprise, il existe différentes sortes de dossiers comptables : fiches de paie, reçus, bordereaux de versement, factures de vente, ordres de virement…
Il suffit alors de les sérier de cette manière : banque et caisse, administration fiscale, clients, fournisseurs et personnel salarié de la société.
À noter que les divers courriers et lettres doivent être triés à part, pour une meilleure efficacité organisationnelle des documents de comptabilité.
La classification des dossiers de comptabilité par un comptable startup
Concernant la classification des dossiers par un comptable startup ou une personne chargée de le faire, plusieurs méthodes sont utilisées.
Il est possible de les ranger de manière alphabétique, chronologique, alphanumérique ou périodique.
Par exemple, les relevés bancaires et tout autre document provenant de la banque doivent être triés de manière chronologique.
Concernant les documents fiscaux, la catégorisation par taxes est la plus efficace.
Pour les dossiers de comptabilité relatifs à la clientèle, il est judicieux de les organiser de manière chronologique, du plus récent au plus ancien, et pour ceux des fournisseurs, le mode alphabétique et le mode alphanumérique sont les plus appropriés.
Quant aux documents comptables du personnel salarié, le classement périodique mensuel, semestriel ou annuel est le plus avantageux.
Il existe d’autres méthodes de classification, comme l’utilisation de codes couleurs, les marque-pages ou encore la priorisation.
