Le fonctionnement de toute entreprise repose sur son approvisionnement. On le divise généralement en deux catégories d’achats que sont les achats directs (dits achats stratégiques) et les achats indirects (dit non stratégiques). Ces derniers regroupent eux-mêmes de nombreux types d’achats différents, souvent éparpillés mais sur lesquels repose le fonctionnement de la chaîne de production. La MRO fait partie de ces achats indirects difficiles à centraliser.

Les achats indirects, source exceptionnelle d’économies

En opposition aux achats directs qui entrent directement dans le processus de production de l’entreprise, les achats indirects sont des achats hors-production. Ils concernent les biens et services annexes à la chaîne de production mais indispensables à son bon fonctionnement. Par exemple le matériel informatique, les services d’entretien et de maintenance, les fournitures de bureau, les frais de transport, les prestations intellectuelles, ou encore les dépenses d’investissement. Avec de telles variantes de natures de produits, il est compréhensible que de nombreuses entreprises peinent à garder une bonne visibilité globale sur les dépenses liées à leurs achats indirects. Ces derniers sont en plus souvent sporadiques et parfois difficiles à anticiper.

Une gestion désorganisée de ces achats indirects est alors source de pertes financières importantes. Les achats indirects représentent en effet 15 à 50 % du volume total des achats d’une entreprise et jusqu’à 25 % de son chiffre d’affaires. Optimiser la gestion des achats hors-production constitue donc pour les entreprises une source conséquente d’économies. C’est pourquoi elles sont de plus en plus nombreuses à se pencher sur cet aspect.

Focus sur la MRO

La MRO (Maintenance, Repair, and Operating) est une catégorie spécifique d’achats indirects. Elle concerne les opérations de maintenance et de réparations du matériel utilisé par l’entreprise. Particulièrement difficile à prévoir, ces achats font souvent l’objet d’une gestion décentralisée, avec des achats qui s’éparpillent dans différents départements de l’entreprise. La visibilité sur ces dépenses est donc mauvaise et le budget MRO souvent mal maîtrisé.

Les entreprises ont donc tout intérêt à reprendre la main sur leurs dépenses MRO. Cela leur permettra faire des économies de temps et d’argent et ainsi optimiser leurs performances. Maîtriser la MRO passe par différents axes stratégiques. Ces derniers sont la dématérialisation des solutions achats, l’externalisation de la responsabilité des stocks aux fournisseurs ainsi que la rationalisation de ces derniers.

Ces axes d’amélioration s’appliquent de manière générale à l’ensemble des processus achats des entreprises. Ils sont particulièrement conseillés pour optimiser les transactions MRO.

Optimiser ses processus achats indirects

Autrefois négligés au profit des seuls achats directs, les achats hors production, et notamment la MRO, sont aujourd’hui beaucoup mieux pris en compte. De nos jours, les entreprises savent que cette catégorie d’achats représente une grande source d’économies. Des études récentes ont d’ailleurs prouvé que 10 % d’économies sur les achats indirects peuvent engendrer jusqu’à 50 % d’augmentation de la marge brute.

Optimiser les processus d’achats hors production demande une révision de toute la stratégie en place et l’adoption de nouvelles mesures de gestion. Parmi ces mesures, on peut citer la centralisation des demandes et l’automatisation des processus via des outils e-procurement, la dématérialisation des transactions via l’EDI et le système P2P, la rationalisation du portefeuille fournisseurs, ou encore l’adoption d’une démarche achat responsable, etc.