La popularité croissante des textos impose d’apprendre les règles de l’étiquette professionnelle en la matière. Découvrez les choses à faire et à ne pas faire en matière de SMS professionnels.

Vous voulez envoyer un SMS professionnel ? Nous commencerons par vous dire qu’il y a plus à faire que d’éviter le langage textuel habituel. Ou peut-être êtes-vous ici parce que vous ne croyez pas à l’existence d’un “SMS professionnel”. Quel que soit votre camp, nous sommes là pour clarifier les faits.

Pour vous guider dans le monde du SMS, nous vous présentons quelques exemples de SMS professionnels destinés aux clients et aux employés. Nous vous expliquerons également les meilleurs contextes pour les envoyer.

Quand envoyer un SMS professionnel

Un message texte traditionnel comporte 160 caractères. Comme vous pouvez le constater, ce n’est pas beaucoup d’espace, mais c’est certainement suffisant si votre message est clair, concis et orienté vers l’action. Au lieu de considérer le nombre de caractères comme une limite, considérez que c’est un test décisif pour votre texte. Si le message que vous cherchez à envoyer ne peut pas être condensé, il n’est peut-être pas approprié pour un texte.

Lorsqu’il s’agit d’envoyer des messages professionnels, il y a quelques sujets qui sont mieux traités en personne ou par téléphone comme par exemple :

Mise à jour sur l’emploi : principalement l’embauche ou le licenciement d’un employé. Même si le fait de dire à quelqu’un qu’il a obtenu le poste est positif, il n’est pas nécessairement approprié d’envoyer un SMS. Le candidat peut avoir des questions de suivi et la plupart du temps, la prochaine conversation à avoir est une négociation salariale. Évitez de mener ce genre de conversations par SMS. Il est toutefois acceptable et encouragé d’envoyer un texte de félicitations au candidat une fois le poste accepté ! En revanche, il est également interdit de dire à un employé qu’il a été licencié par texto. Cela prive l’employé de la courtoisie d’entendre la nouvelle en face et implique que son travail n’était pas assez précieux pour justifier plus qu’une fraction de votre temps. Lorsqu’il s’agit de gérer des relations, il est toujours préférable de traiter ces sujets sensibles avec autant de courtoisie que possible. Cependant, il y a des cas où les SMS peuvent et doivent être utilisés pour le recrutement et la dotation en personnel, comme par exemple pour le suivi d’une enquête après un premier entretien d’embauche.

Notes de remerciement : Si les textes peuvent être personnels, l’intimité d’un sentiment écrit à la main est irremplaçable. C’est pourquoi un SMS ne devrait jamais être envoyé en lieu et place d’un traditionnel mot de remerciement. Ils peuvent cependant constituer un complément agréable ! N’hésitez pas à envoyer un SMS de remerciement, mais faites toujours suivre d’une note manuscrite.

Informations privées : Il n’y a aucun moyen de savoir qui est autour de quelqu’un lorsqu’il reçoit un SMS. C’est pourquoi vous ne devez jamais envoyer de SMS contenant des informations privées ou sensibles. Par exemple, si vous dirigez un cabinet médical, vous ne voudriez pas envoyer à vos patients les résultats de leurs tests par SMS.

Mis à part les situations que nous avons énumérées ci-dessus, il n’y a pas beaucoup d’autres mauvais moments pour un texte. Pour vous donner quelques indications générales, vous pouvez envoyer un SMS professionnel si…

  • Vous souhaitez envoyer des informations urgentes
  • Vous souhaitez envoyer des mises à jour au personnel
  • Vous souhaitez confirmer ou modifier les détails d’une réunion/rendez-vous
  • Vous avez des questions ou vous cherchez à recueillir des avis
  • Vous voulez envoyer des messages d’encouragement ou de félicitations
  • Vous devez fixer des rappels de rendez-vous

Comment rédiger un SMS professionnel

L’anatomie d’un message texte est assez simple. Outre les aspects techniques, comme les limites de caractères, le plus important à prendre en compte lors de la rédaction d’un SMS est le ton. Même si vous écrivez un message professionnel, votre ton doit être conversationnel. Les SMS sont intimes et vous ne voulez pas avoir l’air d’un robot lorsque vous communiquez avec vos clients ou votre personnel. Réduisez le langage imagé et restez simple :

🚫 : Cher Antoine, je te remercie de m’avoir contacté à la convention du Salon du Livre à Paris. C’était un plaisir de te rencontrer. Lorsque nous nous sommes rencontrés, nous avons parlé du travail en free-lance et de votre besoin d’un écrivain. Je voulais te faire savoir que je serais heureux de t’envoyer quelques échantillons. Si vous êtes intéressé, faites-le moi savoir. Merci ! Amélie, AM Rédaction, amelie@am-redaction.com

✔️ : Hé Lou, c’est Amélie! J’ai adoré créer des liens avec toi. Si tu cherches toujours un freelance, fais-le moi savoir et nous pourrons discuter des prochaines étapes. Profitez de Paris ! Santé, Amélie.

Et n’hésitez pas à inclure des emojis dans vos messages. C’est un moyen facile de transmettre rapidement et facilement une émotion. De plus, notre cerveau traite les images bien plus rapidement que notre cerveau !

Règles pour la rédaction de messages textuels professionnels

La rédaction de votre message vous est personnelle et répond à vos besoins professionnels. Il n’y a pas de formule magique, mais seulement des lignes directrices. Pensez-y comme les pare-chocs d’une piste de bowling.

  1. Soyez bref : la meilleure partie d’un texte est la rapidité et la facilité avec laquelle il est communiqué. Les messages doivent pouvoir être lus en quelques secondes et recevoir une réponse en quelques minutes. Une bonne règle de base est d’écrire une ou deux phrases.
  2. Obtenez le consentement : Non seulement c’est une bonne étiquette pour l’envoi de SMS, mais il est illégal d’envoyer des SMS en masse aux gens sans leur consentement. Dans les cas autres que les SMS individuels, vous devez obtenir le consentement écrit de quelqu’un avant d’envoyer un message.
  3. Soyez attentif à la fréquence des messages : Les textos professionnels ne concernent pas seulement ce que vous faites, mais aussi ce que vous ne faites pas. Envoyer plusieurs messages qui pourraient facilement être envoyés en un seul pourrait être une chose que vous faites à vos amis, mais pas à votre patron. De plus, vous ne voulez pas envoyer de SMS trop fréquemment ou en dehors des heures de travail.
  4. Facilitez-vous la tâche pour répondre : Pour que vos messages soient courts, vous devez aussi les rédiger clairement. Si vous posez une question à votre destinataire, faites en sorte qu’il vous réponde facilement par oui ou par non ou qu’il vous pose une question qui ne nécessite pas d’explication détaillée. Par exemple, un bon texte demandera à quelqu’un s’il est familier avec le codage informatique. Un mauvais texte serait de lui demander de vous expliquer le HTML.
  5. Soyez bref : votre signature de courriel peut comporter votre nom, votre fonction, vos qualifications, votre formation et d’autres informations de contact. Votre signature textuelle ne le sera pas. En fait, votre signature doit simplement indiquer votre nom et, si nécessaire, votre lieu d’activité. Toutefois, la meilleure pratique veut que vous envoyiez un SMS à une personne avec laquelle vous avez déjà eu une conversation ou avec laquelle vous avez établi une relation. Ainsi, tout ce dont ils ont réellement besoin est votre nom.

Exemples de SMS professionnels

Maintenant que vous avez une bonne compréhension des SMS professionnels, examinons quelques exemples de messages dans divers secteurs. Ces exemples sont destinés à démontrer le ton, la longueur et le langage que l’on peut trouver dans un échange de textes professionnels par SMS.

  • SMS professionnel dans la Vente / Transaction : Salut Thomas ! Avec votre bail en cours de renouvellement, nous voulons vous offrir un mois de loyer gratuit en cas de démission. N’hésitez pas à passer au bureau de location pour toute question 🏡.
  • SMS de Recrutement : Mathieu, merci de vous être connecté sur LinkedIn. J’ai une opportunité dans l’informatique qui correspond à ce que vous recherchez. Voulez-vous établir un entretien ? – Jean-Charles
  • SMS professionnel dans la Finance : Le paiement de la facture 2028, datée du 3/3/20, n’a pas été reçu. Veuillez effectuer le paiement avant le 3 mai 2020 pour éviter tout retard de paiement. – Votre Conseiller du Crédit du Nord.
  • SMS pour un Entretien professionnel : Martin. Votre entretien à la Société Générale aura lieu demain à 11h00 au 125 Avenue du Général de Gaulle. Veuillez apporter une copie de votre pièce d’identité pour la sécurité – Equipe de recrutement Société Générale.
  • Texte de Confirmation professionnelle : Salut Marie. Votre massage est prévu le 27 avril 19 à 12 heures 💆♀. Veuillez prévoir d’arriver 15 minutes à l’avance. Répondez “Oui” pour confirmer.
  • SMS de Communication avec le personnel professionnel : Bonjour à l’équipe Marketing ! Pour le pique-nique de l’équipe de demain, veuillez répondre avec ce que vous apportez. A : Dessert / B : Salade / C : Boissons

Comme vous pouvez le constater, il est facile de créer des textes propres et professionnels en moins de 160 caractères. Bien sûr, si vous avez besoin d’un peu plus d’espace, vous pouvez toujours utiliser le MMS. Mais d’une manière ou d’une autre, tant que vous suivez ces “pare-chocs”, vous pourrez envoyer légalement et avec succès des SMS à vos clients et à vos collègues.

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